Klaar voor de zomer met uw tijdregistratie en personeelsplanning app

Azuurblauwe zeeën, prachtige stranden, stedentrips en kamperen op idyllische plekken: we weten allemaal waar we naar uitkijken in de zomervakantie. Maar is uw werkomgeving er ook klaar voor de afwezigheid van belangrijke medewerkers? Bereid u voor en maak gebruik van een moderne oplossing voor tijdregistratie en een personeelsplanning app.

Wanneer u een bedrijf hebt en/of verantwoordelijk bent voor de urenadminstratie en personeelsplanning in uw organisatie, dan weet u dat de zomer altijd een uitdaging is. Het is meestal geen ‘business as usual’ wanneer werknemers – vaak wekenlang – afwezig zijn. Dit heeft gevolgen voor de dagelijkse operatie. Hoe hierop voor te bereiden?

Gebruik uw personeelsplanning app

Gebruik uw personeelsplanning app om op de hoogte te blijven van wanneer medewerkers vertrekken en wanneer ze weer aanwezig zijn. Voor TimeMoto Cloud, kijk of deze module binnen uw Cloud Plan valt. Dit staat overigens nog los van de vraag of medewerkers ook daadwerkelijk verlof opnemen. Alleen al weten of iemand naar de fysieke werkplek komt, of op een andere locatie werkt (bijvoorbeeld thuis of onderweg), is van belang bij het beperken van kosten. Dan gaat het bijvoorbeeld om elektriciteit en verwarming van een kantoorgebouw, of om te voorkomen dat een eenzame medewerker toch op komt dagen op een moment dat er verder niemand is.

Weet wie op afstand werkt en bereikbaar is

Als het mogelijk is in uw organisatie, zijn er wellicht medewerkers die van de gelegenheid gebruik maken om iets langer te reizen door hun werk met zich mee  te nemen. Om dit goed te laten werken, zou u precies moeten weten wanneer ze aan het werk zijn en op welke momenten hun verlof geldt. Op deze manier stoort u hen niet wanneer ze niet ingeroosterd zijn en kunt u alle vragen bewaren voor wanneer ze wel aan het werk zijn.

Maak op afstand werken gemakkelijk

Gebruik een cloudgebaseerd tijdregistratiesysteem zoals TimeMoto om te weten wanneer medewerkers op afstand werken en om werkuren accuraat vast te leggen. In TimeMoto kunt u eenvoudig diensten inplannen en een overzicht krijgen van alle gewerkte uren. Met deze oplossing zijn flexibele werkschema’s ook beter mogelijk, met de autonomie voor remote medewerkers om in te klokken wanneer het bij hun past zolang het binnen de gemaakte afspraken valt.

Zorg dat niet iedereen tegelijk op vakantie is

Om alles soepel te laten verlopen, moeten op elke afdeling en in elk team voldoende medewerkers aanwezig zijn om de dagelijkse gang van zaken in goede banen te leiden. Dat klinkt logisch, maar toch kan het soms een uitdaging zijn om hierin het overzicht te bewaren. Wees er op voorbereid dat er minder personeel werkt dan normaal en plan dit zorgvuldig in.

Plan vooruit in rustige periodes

In veel markten is het zo dat het minder druk wordt in de aanloop naar, en tijdens de vakanties. Dus gebruik deze periode om te evalueren wat nodig is. Zorg voor een grote schoonmaak, vervang defecte onderdelen, doe de benodigde reparaties en plan voor de komende maanden op het moment dat er tijd voor is.

Overweeg een flexibele zomerplanning

Wanneer het kwik stijgt en iedereen leuke dingen onderneemt, is het soms lastig te focussen op werk, zelfs wanneer u niet op vakantie bent. Dat geldt natuurlijk voor alle werknemers. Door een flexibel werkschema te hanteren, kunnen werknemers zelf bepalen wanneer ze hun werk doen, zolang het maar gedaan wordt en past binnen de dagelijkse operatie van het bedrijf.

Tot slot, zorg dat iedereen voldoende vakantie heeft

Even loskomen van werk en de batterijen op kunnen laden is cruciaal voor het welzijn van werknemers en om iedereen positief en gemotiveerd te houden. Zorgen dat iedereen ook echt vrijaf neemt, heeft direct effect op hun focus, creativiteit en productiviteit.

Om te bepalen welke TimeMoto-setup het beste bij uw organisatie past, probeer onze configurator en vergelijk de verschillende tijdregistratiesystemen. Ontdek ook onze Cloudabonnementen en vergelijk de features. Het is daarnaast mogelijk om TimeMoto Cloud 30 dagen gratis uit te proberen, met alle features van het meest uitgebreide Plus Plan.