5 faits à connaître sur l'enregistrement et la gestion des heures supplémentaires avec un logiciel de pointage

Les heures supplémentaires sont les heures de travail effectuées au-delà de la durée légale du travail, fixée à 35 heures hebdomadaires. Il est recommandé d'utiliser un logiciel de pointage pour enregistrer ces heures. Mais savez-vous qu'il existe de nombreuses différences entre les types d'heures supplémentaires et les moyens de les rémunérer ? Lorsqu’un employeur enregistre des heures supplémentaires, il doit prendre en compte plusieurs éléments. Explorons donc quelques faits intéressants.

Si les heures supplémentaires sont une pratique courante dans le monde entier, certaines cultures et industries en comptent plus que d'autres. Au Japon, par exemple, le nombre moyen d'heures supplémentaires par mois est d'un peu plus de 22 heures, mais la pandémie à elle seule a poussé les conseillers commerciaux à augmenter leurs heures supplémentaires de 10 heures par mois en moyenne en une seule année. Cette lecture vous amènera donc peut-être à réfléchir davantage à ce que vous croyez savoir sur le sujet.

1.       Il existe trois types principaux d'heures supplémentaires. Les heures supplémentaires peuvent être volontaires, obligatoires ou non garanties. Il convient tout d'abord de déterminer le type d'heures supplémentaires que votre entreprise propose. Les heures supplémentaires volontaires sont celles que le salarié est libre d'accepter ou de refuser. Les heures supplémentaires obligatoires correspondent, quant à elles, à celles qui sont prévues dans votre contrat de travail. Enfin, les heures supplémentaires non garanties sont celles qui peuvent être offertes ou non. Si elles sont proposées, il s'agit d'un travail requis comme stipulé dans les conditions du contrat de travail et toutes les heures supplémentaires doivent être rémunérées équitablement. À cet égard, une solution de suivi des heures et des présences permet de garder plus facilement une trace de ces heures supplémentaires. TimeMoto Cloud (forfaits Essential et Plus) enregistre les heures supplémentaires et vous informe même si votre employé est en train d'effectuer des heures supplémentaires ou dépasse le seuil légal autorisé.

2.       Les salariés peuvent être rémunérés pour leur temps de travail de deux manières différentes. De nombreuses entreprises ont recours au repos compensatoire et à la compensation monétaire. On parle de repos compensatoire lorsqu'un salarié prend des jours de congé payé pour compenser ses heures supplémentaires (temps pour temps), et de compensation monétaire lorsqu'un salarié reçoit une rémunération pour les heures supplémentaires qu'il a effectuées. Les heures supplémentaires et leur rémunération peuvent parfois varier en fonction du secteur d'activité et des lois régionales. Par exemple, le secteur des soins infirmiers applique souvent la formule 8/80 qui prévoit des services de 8 heures sur une période de deux semaines, sans que le nombre d'heures travaillées puisse dépasser 80. Ainsi, si le premier jour de cette période de deux semaines, une infirmière travaille 10 heures, elle est rémunérée pour 2 heures supplémentaires puisqu’elle a travaillé plus de 8 heures.

3.       La loi vous oblige à consigner avec précision le nombre d'heures supplémentaires accumulées par un salarié. Aux États-Unis et dans l'Union européenne, le suivi du temps de travail de chaque salarié est obligatoire. Aux États-Unis, les employeurs n'ont pas besoin de noter avec précision l'heure à laquelle les salariés commencent et finissent leur service, mais ils doivent comptabiliser avec exactitude les heures supplémentaires qu'ils effectuent. Par contre, au sein de l’Union européenne, la loi impose de savoir exactement quand les salariés commencent et arrêtent leur travail à chaque service, ce qui permet de garantir le respect de toutes les autres lois relatives au travail. Les pays européens appliquent également leurs propres règles. Vous pouvez consulter notre page sur les lois et réglementations du travail pour plus de détails sur votre région.

4.       Les heures supplémentaires sont rémunérées différemment dans le monde entier. Par exemple, aux États-Unis, les heures supplémentaires sont rémunérées au taux horaire majoré de la moitié, c'est-à-dire que les salariés sont payés 1,5 fois leur taux horaire pour toutes les heures supplémentaires. Dans l’Union européenne, les deux premières heures sont rémunérées à 1,5 fois le taux horaire, et les suivantes sont rémunérées à 200 %. Ces types de compensation peuvent également varier en fonction de la demande du salarié ou des accords conclus avec l'employeur.

5.       TimeMoto assure le suivi des heures supplémentaires pour vous. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps et vous évitez peut-être des problèmes juridiques. La gestion des heures supplémentaires est une fonctionnalité des forfaits Essential et Plus de TimeMoto Cloud. Vous pouvez toujours passer au forfait supérieur si vous avez un forfait Core et que vous voulez utiliser cette fonction. D'un simple clic, vous pouvez consulter les feuilles de temps pour suivre les heures supplémentaires accumulées par chaque salarié. Vous avez même la possibilité de programmer des notifications pour vous avertir lorsqu'un salarié a accumulé trop d'heures supplémentaires. Vous pouvez également consulter les rapports sur la rémunération et les heures supplémentaires pour connaître les paiements versés à vos salariés au cours d'une période donnée. Enfin, vous pouvez facilement définir et utiliser des règles de paiement pour les heures travaillées, y compris la rémunération des heures supplémentaires.

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